Não entregar no prazo estipulado, atrasar em 15 minutos o início das reuniões , fazer os outros esperarem para ser atendidos, parece que tudo isso faz parte da rotina de muita gente…MAS NÃO DEVERIA!
Além de ser falta de respeito com os demais, demonstra falta de profissionalismo em gerir seu próprio tempo. Atrasar e não cumprir com os “COMBINADOS” e acaba virando um hábito que a pessoa que o faz acha normal e esquece que esse tipo de comportamento pode colocar suas oportunidades em risco, pois, desagrada a todos que o rodeiam, sejam lideres, clientes, fornecedores. Fica conhecido como o que não cumpre com o que é estabelecido.
Importante lembrar QUE TODOS NÓS TEMOS 24 HORAS POR DIA, nem um segundo à mais …nenhum segundo à menos, portanto, procure entender melhor como organizar a sua vida e não atrapalhar a vida dos outros, afinal o mínimo que um profissional competente deve fazer é CUMPRIR PRAZOS e compromissos acordados.
Se não consegue gerenciar o tempo que é igual para todos os “mortais”, imagine as demais obrigações que existem todos os dias?
Basta ser ORGANIZADO.
Acredito que nenhuma empresa faça um anúncio de vaga de emprego nesta forma: procura-se pessoa que chegue sempre atrasado em seus compromissos, que tenha diversas desculpas para não entregar as tarefas nos prazos combinados.
“Quem tem tempo não é aquele que não faz nada, mas aquele que sabe administrá-lo para fazer o que deseja”, diz Eduardo Chaves, da Unicamp.
Vamos às dicas que podem otimizar o seu tempo e afastá-lo de problemas.
- E-MAILS – reserve um horário, de preferência pela manhã ou final do dia ( até duas horas) para receber e enviar e-mails. Não fique consultando e-mails a cada cinco minutos.
Estabeleça quais deles devem ser respondidos, imediatamente. Por exemplo, e-mails do seu chefe.
Elimine ou separe e-mails de propaganda, controle sua curiosidade em acessar a página daquela promoção.
Deixe para ver mais tarde ou quando você estiver livre, aquele filminho que seu amigo mandou.
Lembre-se, responda a todos e-mails em 24 horas. Caso você precise que as pessoas confirmem recebimento de seus e-mails, ofereça essa opção.
RESPONDA POR PRIORIDADE E URGÊNCIA.
- Messenger, whatsapp, redes sociais – só abra durante o trabalho se você de fato precisar falar com as pessoas referente ao seu trabalho. Organize seus contatos por grupos de assunto ou empresas e libere acesso apenas às pessoas que poderão ou precisarão falar com você. Da mesma forma que o anterior, estabeleça horários arpa ver as mensagens. Evite as notificações, à menos que você seja médico em plantão de emergências.
- Telefonemas – desligue durante reuniões, cursos, entrevistas, almoços,etc. Tenha foco no que você está fazendo.Só é permitido interromper alguma ação para atender telefone se você estiver com alguma pessoa na UTI, caso contrário, retorne a ligação em horário mais propício .Deixe todos que costumam lhe ligar, avisados que você retornará a ligação em 24 horas,e apenas para as pessoas que deixarem recado em sua caixa postal.
- Defina prioridades nas tarefas – Agenda, tablet, computador e caderno passam a ser bastante úteis a partir de agora. Utilize a ferramenta que achar mais adequada para fazer sua lista de atividades. Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas. Procure manter o foco. Não perca tempo com coisas que não são importantes. Vá “ticando” tudo aquilo que for concluindo. E caso tenha sobrado muita coisa para o dia seguinte, refaça adequadamente as tarefas, colocando na lista apenas o que tem certeza poderá concluir naquele dia, caso contrário você ficará frustrado.
- Delegue – aprenda a delegar tarefas que qualquer outra pessoa pode fazer, fique apenas com aquelas que você de fato é a única pessoa que pode solucionar. SERÁ QUE EXISTE ALGUMA TAREFA QUE SÓ VOCÊ SAIBA FAZER? FAÇA ESSA PERGUNTA ANTES DE SE ATOLAR EM COISAS OPERACIONAIS, ROTINEIRAS E QUE NÃO EXIGEM NENHUMA MENTE BRILHANTE PARA FAZER.Pergunte se tem alguém mais barato que você e que faça a mesma tarefa em menor tempo e melhor.
Acumulo de tarefas ,geralmente é reflexo de centralização excessiva. Para a delegação ser eficiente, você precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Se você delegou, é porque confia nas pessoas, afinal foi você quem as contratou.
- Leitura – Você precisa desenvolver um senso crítico em relação ao que deve ou não ler, pare de assinar revistas ou comprar livros só porque é moda ou seu amigo disse que você tem que ler. Ficar olhando a pilha de revistas e livros que você AINDA não leu toma o seu tempo e é frustrante. Você tem que saber se de fato uma determinada informação será útil para o seu trabalho e se lhe dará algum retorno em termos de conhecimento e resultados. As pessoas perdem muito tempo lendo informações que são interessantes, mas não são importantes. Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler diariamente. Ou então determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora.
- Reuniões – Fazer reunião só quando for necessário, de fato. Promova as conversas e trocas de informações durante o expediente. Reuniões são feitas para decisões estratégicas e não para contar como foi seu dia ou sua semana, ou pior ainda, VIRAR MURO DE LAMENTAÇÕES.
Para tornar as reuniões produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunião com antecedência, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, não convoque ninguém que não seja realmente necessário, controle as conversas paralelas e os que monopolizam o diálogo, e procure não sair da pauta. Reuniões com mais de uma hora de duração, geralmente, são improdutivas e cansativas.
- Interrupções – quando você for fazer algo que precisa de concentração, ou prazo para concluir, avise a todos ao seu redor que não quer ser interrompido e que se isso ocorrer, é porque deve ser algo urgente que justifique a interrupção. Determine o que você considera urgente, por exemplo, coisas que ninguém mais poderá resolver a não ser você e que precisa ser naquele momento, senão algo muito ruim poderá ocorrer. Por exemplo, um cliente que quer fechar contrato naquele momento e não pode esperar.
Informe que assim que você avisará a todos quando puderem voltar a interromper você na sua sala ou estabeleça um prazo de duas horas, por exemplo, sem interrupções, ou deixe a porta de sua sala aberta quando eles puderem lhe acessar. Para evitar abusos, porém, você precisa aprender a dizer não e a ser firme. Não confunda boa educação com complacência.E cuidado para não fazer tarefas que é de competência da sua equipe. Muitos adoram trazer problemas para o chefe resolver em vez de pensar em soluções.
- Determine prazos claros – sua equipe deverá saber sempre os prazos em que deverá realizar e entregar as tarefas que você propôs. As famosas frases: “assim que der”, “retorne quando possível”, deixam em aberto quando, de fato, deverá ser concluído o trabalho ou tarefa. Seja muito específico , informando regras, datas, horário exato para a conclusão e informe as consequências para quem não cumprir os prazos. Ofereça-se para ajudar sempre que houver alguma dúvida.
- Burocracia – toda vez que você tiver que assinar um monte de papel, ou analisar muitos relatórios, faça as seguintes perguntas: este procedimento agrega valor ao cliente? Aumenta o meu faturamento? Deixa meus colaboradores mais felizes? Se a resposta for NÃO a qualquer uma delas, verifique se esse procedimento pode ser eliminado ou realizado de maneira mais eficiente , simples e rápida.
- Imprevistos – trânsito, pneu ,furado, enfim, várias são as razões que fazem pessoas atrasarem, faltarem a seus compromissos, mas se cada um tivesse elaborado um PLANO DE AÇÃO, prevendo coisas simples e factíveis de acontecer na vida de qualquer cidadão comum, não teríamos tantas pessoas atrasando. Somos complacentes com o erro e acabamos punindo quem chega no horário quando iniciamos a reunião, por exemplo, atrasada porque nem todos chegaram. O fato é que as pessoas que atrasam em seus compromissos mandam mensagens de que elas tem COISAS MAIS IMPORTANTES A FAZER do que nos dar atenção e merecido respeito chegando no horário combinado, porque essas pessoas não costumam ter esse mesmo comportamento quando comparecem em reuniões com PESSOAS QUE ELAS CONSIDERAM IMPORTANTES , ou que definirão o rumo de seus negócios, de sua vida e de sua lucratividade.
Lembre-se: o que você faz com o seu tempo define sua vida, sua alegria e seu sucesso!
APROVEITE!
Marynês Freixo Pereira
Especialista em Neurobusiness
Liderança, Vendas, MKT, Carreira , Negócios e Bem-Estar
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